Sistema hierárquico que um profissional de Eventos deve sempre lembrar

HIERARQUIA NAS EMPRESAS

Dentro das organizações, em especial naquelas mais formais, com cronograma estruturado, identifica-se, de modo claro a posição dos executivos. Em sistemas menos formais, algumas vezes temos dificuldades em organizar critérios para estabelecer ordens de precedência. Quando isto ocorre, o profissional que está organizando um evento deve lembrar que cada empresa tem seu próprio sistema hierárquico, o qual precisa ser observado. Ao lado desse fato, pode estabelecer normas que formalizam a ordem de precedência, de modo claro, conforme o tipo de cerimônia que irá se desenvolver. 

O anfitrião, geralmente a pessoa de maior importância na empresa, é o ponto de partida para a formação da ordem de precedência. Alguns critérios podem auxiliar na escolha dos membros que se posicionarão próximos dele:

- executivos mais ligados ao centro de decisão (ex: vice-presidente, diretores);

- importância das áreas administrativas (ex: diretor industrial, diretor comercial);

- cargos iguais - nesse caso, pode-se estabelecer precedência observando o tema que gerou o encontro, as idades dos participantes ou o tempo de serviço prestado na organização;

- assessorias;

- chefes de filiais, etc. 

No caso de pessoa de cargo mais baixo, ocupar lugar de destaque, como homenageada, convidada de honra, convidada especial, autora de algum trabalho ou obra de arte, deverá ser tratada ou colocada na ordem de precedência próxima ao anfitrião, já que, naquele momento, seu posto ou cargo são irrelevantes em relação ao objetivo do evento. 

Outras normas podem influenciar na formação de precedência, tais como:

- critério cultural: a precedência é dada a alguém de renomados conhecimento e alto saber;

- critério de sexo: muito empregado na cultura ocidental, especialmente em reuniões sociais. Quando a mulher exerce cargo executivo, tal preceito deve ser desconsiderado, pois vai prevalecer, na hierarquia da empresa, o papel que exerce;

- critério de antiguidade histórica: determina a precedência de pessoas jurídicas e de unidades administrativas; pode ocorrer, também, pela antecedência nesse ou naquele lugar ou unidade; é um médico que cabe na organização de representantes diplomáticos;

- critério de ordem alfabética: um dos mais práticos, sendo utilizado para grupos grandes (ex: formaturas, jogos olímpicos).

Fonte: Cerimonial para Executivos - Guia para execução e supervisão de eventos empresariais de Marina Martinez - 3ª Edição - Editora Sagra Luzzatto.

Breve resumo sobre Gestão Empresarial em Eventos

NOÇÕES DE GESTÃO EMPRESARIAL 

Diretrizes Preliminares

Compreenderão, em resumo, os princípios estabelecidos na organização, no marketing e nas finanças. 

Organização

Essa ação deverá estar baseada num modelo descentralizado, flexível, integrado e sinérgico. 

A empresa deverá liberar e incentivar o pleno exercício dos funcionários, valorizando as suas qualidades e competência, engajando-os no planejamento e na realização das atividades em geral, com o mínimo de burocracia e o máximo de eficácia estratégica. 

Marketing

Um dos principais instrumentos serão os conceitos e as práticas do marketing, que implicarão num conhecimento profundo e extenso do potencial de realização da empresa, fundamentando de forma relevante a definição e implementação das tarefas & providências nessa área.

Finanças

Arrecadação com crescimento e desenvolvimento constantes, compatíveis com a realidade nacional. 

Para concretizar essa aspiração, de modo mais independente, será necessária a incrementação de receitas através da diversificação do escopo de abrangência dos serviços da empresa. 

Conceitos Básicos

-Avaliar e reordenar a oferta dos serviços prestados aos seus clientes, a partir de uma ampla, profunda e permanente análise dos setores de abrangência da empresa, numa perspectiva que considere todas as oportunidades disponíveis no mercado;

-Buscar uma excelência diferencial nos serviços prestados, de modo que não reproduzam, apenas, os padrões normalmente praticados, mas que incorporem novos objetivos, métodos, valores e formas de organização;

-Ampliar as ações de marketing para segmentos que representam grande sinergia com os objetivos comerciais da empresa; 

-Sintonizar permanentemente os seus serviços com as exigências de qualidade e produtividade;

-Atribuir aos demais níveis da empresa uma parte da responsabilidade pelo desenvolvimento dos serviços e pela obtenção de resultados;

-Adotar procedimentos internos que estimulem a experimentação de novas formas de administração, operacionalização, etc.;

-Implementar práticas e instrumentos participativos:

-Buscar autonomia gerencial através de um processo de delegação interna planejada, balizado por planos estratégicos específicos; 

-Manter uma estrutura horizontalizada, flexível e integrada, com alto grau de competência, autonomia e sinergia, para responder com eficiência aos novos desafios estratégicos;

-Assumir a gestão financeira como compromisso global dos funcionários, inclusive adotando mecanismos para dimensionar o desempenho de suas atividades. 

Sugestão de Estrutura de Plano

O planejamento será apresentado sob a forma de plano, que é um instrumento elaborado para formalizar as idéias ou sugestões sobre o evento.  O plano significa, antes de tudo a redação de um texto (documento) que consubstancie os objetivos a serem alcançados; as diretrizes; a alocação dos recursos e os prazos necessários para alcançar os objetivos. 

Esse documento, escrito de modo claro, ordenado e objetivo, disciplinado e racionalizando esforços e atividades, deve conter dados suficientes para sua aprovação pela chefias superiores da empresa. 

Dados de identificação:

1) Nome do evento:

2) Data e Local:

3) Horário:

4) Públicos:

5) Coordenação geral

6) Comissões: 

    - Membros

    - Tarefas

    - Coordenação

7) Objetivos do Evento

8) Justificativas

9) Atividades a serem desenvolvidas

10) Recursos:

     - Humanos

     - Materiais

     - Financeiros

     - Disponíveis

11) Patrocínios/Apoios

12) Divulgação

13) Custos;

Anexos (sugestões)

- Relação de prováveis convidados

- Relação de autoridades

- Relação de recursos operacionais

- Cronogramas

- Modelos diversos

Significado de Consubstanciar: v.t. Consolidar, concretizar, unificar: consubstanciar regras.

V.pr. Unir-se intimamente; identificar-se. (http://www.dicio.com.br/consubstanciar/)

"Convites" quando e como fazer!

CONVITES Devem conter os elementos básicos, que são: quem convida, tipo de evento, mencionar se houver presença de personalidade, local, data, hora, indicar que é intransferível (se for o caso), pedir confirmação (R.S.V.P., se for o caso), indicar o traje (se for o caso). A entrega deve ser com antecedência de dez dias para os convites formais; para os menos formais oito dias, por meio de: entrega direta, oficio ou correio.  Para as autorizadas, o convite impresso deve ser sempre enviado acompanhado de um oficio. Os convites formais devem usar o termo "honra" e os menos formais "prazer". A O Governador do Estado de São Paulo ________________________ e Senhora têm a honra de convidar V.Sa. e Família para ________ _______________________________________ às 20 horas do dia _____ de ____________ de _______ no Palácio do Governo.  R.S.V.P. B A Indústria ABC tem o prazer de convidar V.Sa. para a solenidade de inauguração de sua sede própria, às 18 horas do dia _____ de ____________ de _____ na Rua Catanduva nº 120, Distrito Industrial - Campinas - SP, cujo evento contará com a presença do Excelentíssimo Sr. ___________________________, Secretário da Indústria e Comércio do Estado de São Paulo.  R.S.V.P Os convites informais, hoje, são confeccionados em cores e formatos criativos, mantendo os elementos básicos.  Fonte: Organização de Eventos - Manual para Planejamento e Execução de Cleuza G. Gimenes Cesca - Summus Editorial

Breve definição de evento e histórico de feiras e congressos

DEFINIÇÃO BÁSICA DE EVENTO E BREVE HISTÓRICO 

DE FEIRAS E CONGRESSOS 

Evento

A origem da palavra é do do latim "eventu", onde dentre os conceitos apresentados podemos adotar a expressão "acontecimento". Acontecer, por sua vez, vem do latim "contigescere", ou seja, ser ou constituir fato de importância na vida social ou em outros âmbitos. Assim, levando-se em conta a correlação existentes entre "eventos & acontecimento", definimos de EVENTO como iniciativa que tenha o objetivo de reunir pessoas para finalidade diversas, tais como: comemorações, festividades, intercâmbio de conhecimentos & experiências, troca de informações, etc. 

Portanto, dada a abrangência do termo, evento pode ser uma simples reunião de negócios ou, até mesmo, um amplo congresso técnico & científico. 

Feira

Do latim "feria", ou seja, lugar público onde se expõe e vendem mercadorias (Novo Dicionário Aurélio da Língua Portuguesa). Definida, ainda como dia de festa (Enciclopédia Larousse Cultural).

As primeiras informações acerca da realização de Feiras dão conta de que os fenícios, povo de língua semítica descendente dos cananeus e que já haviam inventado o alfabeto, eram muito conhecidos no Ocidente, onde estabeleceram diversos postos de comércio.

Seu verdadeiro progresso correspondeu, contudo, à renovação comercial da Europa Medieval, onde eram o órgão essencial da vida econômica internacional.

Congresso

Do latim "congressu". Reunião. Encontro de diplomatas para tratar de problemas internacionais; Conferência. O corpo ou poder legislativo de uma Nação; Assembléia; Pariamento. No Brasil, o congresso é constituído pelo Senado Federal e pela Câmara dos Deputados. Assembléia de delegados para discutirem assuntos de importância; Conferência (Novo Dicionário Aurélio da Língua Portuguesa). 

Acredita-se que os congressos tiveram origem na Igreja, objetivando unificar e difundir a linguagem doutrinária da religião, assegurando, entre outros, a continuidade do poder que detinha principalmente na Idade Média. 

Modelo de Check List

Abaixo deixo uma sugestão de Check List para um Evento, espero que possa ser útil em suas pesquisas:

SUGESTÃO DE CHECK-LIST PARA EVENTOS 

PLANEJAMENTO- Comercialização de Eventos (prospecção de negócios no mercado convencional ou em projetos inéditos);
- Contrato de Prestação de Serviços de Organização (modelo padronizado, detalhes importantes, formas de remuneração claras);
- Estudos Mercadológicos (propostas para a temática, sugestões de data e local, perfil dos participantes, potencial de realização e objetivos e metas);
- Calendário de Eventos da Cidade (aspectos da infra-estrutura, iniciativas similares, capacidade hoteleira)
- Previsão Orçamentária (receitas, despesas, resultado);
- Cronograma de Desembolsos (planilhas de acompanhamento, investimentos iniciais);
- Tipos de eventos e terminologia (congresso, seminário, simpósio ou outro nome);
- Iniciativas integradas (exposição paralela, visitas técnicas, workshops, tutoriais e cursos);
- Esboço do Programa (científico, acadêmico, técnico, social, turístico)
- Cronograma de Atividades (tarefas e providências, responsáveis e prazos);
- Relacionamento "cliente e organizador" - Comissões de Suporte (organizadora, executiva, técnica e outras);
- Apoio Institucional (entidades de ensino, pesquisa e desenvolvimento tecnológico, órgãos governamentais, associações, sindicatos, autarquias);
- Programação Visual (logomarca oficial, impressos em geral);
- Patrocínios, subvenções e permutas (iniciativa privada, fornecedores da área, publicações especializadas, órgãos públicos);
-
ORGANIZAÇÃO
- Programa Técnico e Científico (chamadas de trabalhos, comissões específicas, critérios de seleção de palestras, normas de publicação de textos, planilhas de dias e horários e formatação final);
- Meios e Formas de Divulgação (folhetos e impressos, assessoria de divulgação, internet, telemarketing, plano de mídia - convencionais e alternativas);
- Automação de Eventos (sistemas informatizados - gerenciamento, administração, credenciamento e outros);
- Cadastros Afins (estruturação e atualização);
- Aspectos Jurídicos (marcas e patentes, contratos e acordos);
- Locais de Inscrições (secretaria executiva, secretarias regionais);
- Gerenciamento e Administração (serviços de terceiros, propostas e orçamentos, contratos em geral, previsão orçamentária);
- Textos e Correspondências (padronização, objetividade, apresentação gráfica, prazos para respostas);
- Patrocínios, Subvenções e Permutas (fase 2 - projetos e propostas especiais, visitas, reuniões e acompanhamento, formalização de contratos, contrapartidas);
- Local do Evento (ordem de serviços e suporte e logística);
- Pessoal de Apoio (recepcionistas, coordenadoras, operadores, locutor oficial, mestre de cerimônia, fotógrafo, seguranças, faxineiras, mensageiros e outros, com propostas, contratação, treinamento, encargos sociais e trabalhistas);
- Material dos Participantes (crachá e pasta de trabalho, bloco de anotações, caneta e formulário para perguntas, programa oficial, lembranças e brindes, apostila ou anais, certificado, atestado para carga horária, manual de orientação);
- Iniciativas Integradas (estruturação, programa de atividades, conferencistas, infra-estrutura, divulgação, inscrições, suporte e logística);
- Material de Secretaria (Consumo, permanente, máquinas e equipamentos - microcomputadores, aparelhos de fax, copiadoras, rádios para intercomunicação);
- Conferencistas (Manual de orientação, formulários padronizados para currículo, resumo do trabalho e material de suporte, mapa de localização, inscrição-cortesia);
- Serviços de Apoio aos Participantes (hospedagem, passagem, traslados, opcionais noturnos - agência de turismo oficial);
- Sessões Solenes (abertura, encerramento - convites, confirmações, cerimonial);
- Suporte e Logística (slide-desk, sinalização, decoração, serviço médico, fotografia, filmagem, serviços públicos - policiamento, trânsito, linha de ônibus extra);
- Exposição Paralela;
  - planta-baixa do local;
  - montadora oficial dos estandes;
  - registro no Ministério da Indústria e Comércio;
  - folheto promocional específico;
  - regulamento geral e manual do expositor; 
  - coquetel de lançamento;
  - comercialização de estandes;
  - equipe de vendas;
  - projetos de energia elétrica;
  - taxas da Prefeitura Municipal;
  - avaliação do Corpo de Bombeiros;
  - seguro de responsabilidade civil dos visitantes;
  - oficialização do evento na Secretaria da Receita Federal para importação temporária de equipamentos e produtos;
  - cronograma de montagem, realização e desmontagem;
  - esquema de visitação (divulgação e convites, telemarketing);
  - serviços de suporte para expositores, montadoras e fornecedores (credenciamento, alimentação, carga e descarga de materiais, segurança, limpeza, salas para reuniões de negócios, estacionamento privativo ou cartões de desconto, depósito de mercadorias);
  - atendimento a visitantes (credenciamento específico, balcão de informações, catálogo oficial, pontos multimídia, guarda-volumes);
  - aspectos genéricos (sinalização, decoração e jardinagem, central de recados, visitas de inspeção de fiscais);
  - supervisão e acompanhamento integral.

REALIZAÇÃO
- Entrega de Material (crachás, pastas de trabalho, programa oficial, manual de orientação, apostilas ou anais);
- Controle e Supervisão das Atividades e Horários e Acompanhamento dos Serviços de Terceiros, do Centro de Convenções e do Atendimento Geral (participantes, autoridades, imprensa, convidados especiais, conferencistas, salas e auditórios);
- Assessoria aos Membros das Comissões - Confecção e Distribuição (listagem dos inscritos, certificados, formulários de avaliação);

PÓS-EVENTO
- Elaboração de Relatórios;

- Prestação de Contas (cliente contratante, patrocinadores, comunidade, órgãos financiadores);
- Cartas de Agradecimento

Resumo sobre alguns tipos de Eventos e Terminologia

TIPOS DE EVENTOS & TERMINOLOGIA

No âmbito da ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas) não existe um Comitê específico para o setor de Eventos, ao contrário do que ocorre em centenas de Países, trazendo, por conseqüência, grandes dificuldades na padronização da terminologia. Com base na experiência de efetiva atuação na área, alguns profissionais elaboraram uma "Norma"provisória.

Definições Básicas

- Congresso: evento promovido por entidades associativa, visando debater assuntos de interesse de uma determinado ramo profissional;

- Convenção: atividade realizada por organização empresarial, caracterizada por ações comercial, comemorativa, vendas, etc.;

- Seminário: conjunto de exposições verbais (palestras) para pessoas que têm conhecimento (técnico, científico, acadêmico) dos assuntos a serem debatidos;

- Simpósio: evento com a participação de especialistas de renome, onde esses conferencistas não debatem entre si, ao contrário da Mesa-Redonda. Perguntas e respostas são feitas diretamente com o público;

- Fórum: tipo de atividade menos técnica, cujo objetivo é o de sensibilizar a opinião pública para certos problemas sociais;

- Jornada: reunião de determinado grupo de profissionais realizada periodicamente para debater assuntos que, em geral, não são objeto de discussão em Congresso.

Significado de Terminologia : s.f. Conjunto de termos particulares de uma ciência, de uma arte, de um ofício, de uma profissão; nomenclatura. (www.dicio.com.br/terminologia)